Da questo mese iniziamo a descrivere alcuni aspetti organizzativi (in questo caso legato anche ai sistemi informatici) provenienti dalle diverse sedi per testimoniare e rendere noto a tutti i Donatori e non, le procedure adottate nelle varie realtà del territorio.
Avis Provinciale Catanzaro
Sistema di prenotazione della donazione del sangue o del plasma
La gestione della raccolta durante la pandemia ha obbligato le UDR a revisionare il modello organizzativo della Chiamata e della gestione degli accessi nei Centri di raccolta; infatti, prima avveniva in maniera “semplice” con la Chiamata generalizzata tramite mezzi tradizionali (manifesti, social, messaggi, passa parola ecc.), certamente validi per consentire l’arrivo degli aspiranti donatori nelle sedi risultando, però, inadeguato per il contrasto alla diffusione della pandemia. Dovendo fare di necessita virtù, la trasformazione delle procedure di chiamata diventa un’opportunità, aggiornando schemi di fascia oraria e moduli di ricontatto messaggi impostati di avviso ecc. Tutto ciò impone un certo sacrifico e un’attenta e volenterosa organizzazione che talvolta stride con la “qualità del servizio”, per questo motivo si rende necessario un sistema informatizzato che renda tutto più funzionale e soprattutto che garantisca il raggiungimento della soddisfazione sia dell’aspetto logistico legato alla donazione che dell’aspirante donatore limitandone il tempo di permanenza nei punti di raccolta. L’attività di chiamata attraverso uno schema di prenotazione si rende ancor più necessario con l’uso delle unità mobili e in quelle sedi dove la risposta dei donatori e più numerosa. Analizziamo nello specifico l’evoluzione delle procedure in uso che valgono sia per la donazione di sangue che per la raccolta di plasma in quelle Udr che già la realizzano.
Fase A – Scaduti
Fissata la data di donazione, i volontari, predispongono un elenco dei donatori “idonei” che hanno la possibilità di svolgere la donazione. Il processo informatizzato esclude tutti i donatori non idonei e chi ha donato negli intervalli impostati sul sistema o filtro (0-90 uomini – 0-180 donne età fertile per donazione sangue e ambedue nel caso di plasma 0-30). L’Elenco può essere estratto in formato excel o direttamente consultato a video (scelta consigliata) . Individuato il gruppo dei possibili donatori si procede all’invio massivo dei messaggi d’invito a contattare la sede di donazione per procedere alla prenotazione.
Fase B – Chiamata o ricontatto e prenotazione
Dopo aver ampiamente promosso la donazione (social e messaggi d’invito) si procedere a “lavorare” le richieste pervenute dagli inviti e si consulta l’utente per definire l’orario della prenotazione, aperta l’agenda della donazione si distribuiscono le richieste di prenotazione a secondo delle poltrone disponibili con intervalli orari concordati con il comitato medico scientifico . Effettuata la prenotazione si da conferma della prenotazione al donatore. Per completare l’organizzazione della giornata donazionale almeno 72 ore prima della donazione si procede alle chiamate dei donatori scaduti che non hanno risposto agli inviti e nel caso di risposta positiva si completa lo schema di prenotazione. Il processo informatizzato consente in formato web la possibilità a più operatori di gestire il pannello di prenotazione e consultazione, ciò garantisce l’impossibilità di prenotazione simultanea di più soggetti nella stessa ora/poltrona. Il sistema Chiamami garantisce inoltre al donatore periodico di potersi prenotare anche autonomamente seguendo semplici passi codificati da pc o telefonino. In entrambe le procedure (Chiamata/ricontatto – Chiamami) sono previste delle domande da sottoporre al donatore scaduto circa rischio contagio covid (triage Centro Nazionale Sangue) o, su richiesta del comitato scientifico, eventuali ulteriori domande. Questa funzione consente di ridurre le possibilità di esclusione diretta da parte del medico nella selezione, poiché eventuali risposte negative durante la chiamata/contatto di fatto non ne consentono la prenotazione.
Fase C – Accettazione
Il processo informatizzato di prenotazione consente in fase di Accettazione nella giornata di donazione uno snellimento delle procedure, si richiama il prenotato e dopo aver confermato generalità e letto con lettore ottico il codice della tessera sanitarie si procede alla stampa dei moduli compilati automaticamente con i dati del donatore.
Fase D – Registrazione donazione e chiusura giornata
Dopo aver eseguito la visita medica e la donazione si conferma la registrazione della donazione e a conclusione della giornata si Chiude con la stampa del riepilogo
L’archivio dei donatori è realizzato attraverso l’acquisizione dei dati di GestAvis e Tesi.
