Il 18 novembre si è tenuto, presso la sede di AVIS Nazionale a Milano, un incontro rivolto ai DPO delle Avis Regionali e/o Equiparate, delle Avis Provinciali e/o Equiparate e delle UdR associative.
Oggetto dell’incontro è la necessità, già presentata in incontri e tavoli tecnici precedenti, per AVIS Nazionale di ricevere i dati degli iscritti all’Associazione che, come previsto dallo Statuto e dal Regolamento[1], una volta sottoscritto il modulo di adesione diventano contemporaneamente Soci di tutti i ‘livelli’ associativi (Avis: Comunale, di Base o Equiparata, Provinciale o Equiparata, Regionale o Equiparata e Nazionale).
Ogni Avis (Comunale, Provinciale, Regionale e Nazionale) deve, pertanto, avere il proprio Libro Soci ed i relativi registri, che rappresentano non solo un obbligo di legge ma anche importanti strumenti di gestione delle organizzazioni di volontariato, utili ai fini della dimostrazione della vita associativa oltre che per dare evidenza a terzi (Ag. Entrate, Guardia di Finanza, ecc.) di chi è realmente socio e chi non ne ha i requisiti.
La difficoltà di mantenere questo strumento aggiornato e omologato alle formalità richieste ha portato alla necessità di progettare uno strumento informatico unico in grado di istituire il Registro che consentisse di assolvere ad un obbligo legislativo attraverso una gestione centralizzata degli utenti, nel pieno rispetto delle normative in materia di privacy e dei dettami statutari. Da qui la proposta, di AVIS Nazionale, della realizzazione e dell’implementazione del software “SIAN” – Sistema informatico di AVIS Nazionale, al fine di ottenere uno strumento utile alla compilazione informatizzata del Registro unico dei soci inquadrato, dal punto di vista privacy per ogni ‘livello’ associativo, nella logica della titolarità autonoma del trattamento dei dati personali degli associati.
Gli interventi dei partecipanti sono stati numerosi e tutti pertinenti. Il Presidente ha chiuso i lavori proponendo, a breve termine, la costituzione di un tavolo tecnico (composto esclusivamente dai DPO regionali o delegati che conoscano la materia) che potrà essere consultato al fine di rendere operativo il progetto del sistema informativo di Avis Nazionale e rinviando le decisioni di tipo politico ed organizzativo/gestionale ad altri incontri con i Dirigenti.
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[1] L’articolo 2 comma 5 del Regolamento attuativo dello Statuto di AVIS Nazionale stabilisce che le singole associazioni Avis Comunali, di base o equiparate, devono comunicare all’Avis Nazionale entro il mese di marzo di ogni anno, per il tramite delle rispettive articolazioni Provinciali o equiparate, nonché Regionali o equiparate, “l’elenco dei soci iscritti al 31 dicembre dell’anno precedente completo di tutte le variazioni e aggiornamenti”.
